De 15 para 7 dias: Yamaha acelera reembolsos corporativos e mitiga 100% dos riscos operacionais

A Yamaha Motor do Brasil (YMDB) gerencia um expressivo volume de operações no país, o que exige alta eficiência operacional e governança robusta. Entre julho de 2024 e junho de 2025, a companhia processou mais de 11.500 lançamentos de despesas corporativas (divididos entre reembolsos, cartões corporativos e adiantamentos de viagem).

Como em boa parte das grandes organizações brasileiras — onde a dependência de processos manuais e formulários em papel consome milhares de horas anuais —, a rotina de prestação de contas da Yamaha exigia um alto esforço acumulado de múltiplos departamentos. Em busca de um modelo mais ágil, seguro e alinhado aos princípios de ESG e governança, a empresa iniciou o projeto Expense Experience Transformation para redesenhar e modernizar integralmente sua gestão de despesas.

Antes da reestruturação, o processo de despesas da Yamaha era descentralizado e manual. Os colaboradores precisavam guardar comprovantes físicos, preencher planilhas em Excel e enviar os relatórios por e-mail ou entrega física ao BackOffice. Este, por sua vez, digitava os dados no sistema, digitalizava cupons e realizava a conciliação.

Essa dinâmica trazia gargalos críticos:

• Tempo operacional excessivo: O fluxo total demandava cerca de 2.688 horas de trabalho por ano (o equivalente a 336 dias úteis de esforço operacional distribuídos entre solicitantes, BackOffice, aprovadores e Contas a Pagar).
• SLA elevado: O prazo médio para a conclusão do reembolso corporativo chegava a 15 dias.
• Riscos e retrabalho: Uma avaliação detalhada mapeou 23 riscos operacionais, de conformidade, financeiros e de fraude (como digitação incorreta, uso indevido de cupons duplicados e validações manuais falhas) e identificou 34 pontos de melhoria (PDCA).

Para resolver esses gargalos, a Yamaha avaliou mais de 10 fornecedores do mercado, buscando uma plataforma com alta capacidade de automação, leitura por inteligência artificial, flexibilidade de customização, mitigação de riscos e capacidade de escala global. A Paytrack foi a solução escolhida por obter a pontuação mais alta nos critérios técnicos e estratégicos.

A implementação da Paytrack transformou a jornada de despesas na Yamaha, permitindo o lançamento em tempo real via aplicativo móvel e a captura automática de dados de comprovantes por foto (OCR):

• Ganho de eficiência de 59%: O esforço operacional caiu de 2.688 para 1.100 horas/ano, gerando uma economia de 1.588 horas (o equivalente a 199 dias úteis poupados por ano).
• Redução drástica do SLA: O tempo médio do processo de reembolso caiu de 15 para 7 dias (uma redução de 54% no tempo de espera do colaborador).
• Registro de despesa em 2 minutos: A digitação manual que antes levava 6 dias de organização foi substituída por um envio instantâneo via app, levando no máximo 2 minutos.
• Redução de 22% no retrabalho: Menos devoluções de relatórios por erros no preenchimento.
• Mitigação total de riscos: Resolução dos 34 pontos de PDCA identificados e eliminação/mitigação de todos os 23 riscos mapeados. A plataforma passou a bloquear automaticamente duplicidades de recibos e a identificar palavras proibidas nas notas fiscais (como bebidas alcoólicas e cigarros) com base na política configurada.
• Alta satisfação interna (NPS): O projeto alcançou uma avaliação média de NPS de 8,3/10 nos primeiros 6 meses de uso (chegando a 8,5/10 entre usuários frequentes), com 94% de aprovação na facilidade de envio de comprovantes.

A parceria com a Paytrack permitiu que a Yamaha fosse além da simples troca de software: a empresa promoveu uma verdadeira transformação cultural e operacional.

Ao liberar as equipes de tarefas burocráticas e manuais, o BackOffice e a área financeira puderam redirecionar seu foco para atividades estratégicas, como a criação e acompanhamento de KPIs, análise de contratos, gestão de prazos de pagamento e controle rígido de governança corporativa. Adicionalmente, a adoção de dashboards de gestão em tempo real passou a garantir visibilidade total sobre centros de custo, categorias de despesas e evolução orçamentária para os gestores.

Mais do que otimizar números, a digitalização fortaleceu a cultura de encantamento da marca (o conceito Kando), entregando uma experiência simples, transparente e eficiente para todos os seus colaboradores.