Como a BBM reduziu 50% dos custos de viagens com a Paytrack

Gerenciar viagens corporativas em uma operação logística exige organização, visibilidade e controle financeiro. No Grupo BBM, uma das maiores empresas de logística do Brasil, esse desafio faz parte da rotina.

Com 79 armazéns e filiais espalhados pelo país e cerca de 4 mil colaboradores, a empresa precisa garantir que suas operações funcionem com eficiência em diferentes regiões. Essa dinâmica envolve também um fluxo constante de deslocamentos: cerca de 150 colaboradores viajam todos os meses.

Para lidar com esse cenário de forma mais estruturada, a BBM buscou uma solução que trouxesse mais controle e centralização para a gestão de viagens. Foi nesse contexto que a Paytrack passou a fazer parte da operação.

Na BBM, as viagens fazem parte da rotina de diferentes áreas da empresa. Equipes precisam se deslocar entre unidades, acompanhar operações e atender demandas logísticas em diversas regiões.

Essa dinâmica exigia uma gestão cuidadosa para garantir controle orçamentário e aderência às políticas internas. Segundo Maicon Ribeiro, coordenador de Facilities do Grupo BBM, a complexidade da operação é um fator importante nesse cenário.

Um dos maiores desafios é atender os 79 armazéns e filiais que temos hoje dentro do grupo. Além disso, são cerca de 4 mil colaboradores na companhia e um volume significativo de viagens.

Em uma operação desse porte, garantir visibilidade sobre deslocamentos, custos e aprovações se torna fundamental para manter a eficiência da operação e a governança financeira da empresa.

Antes da Paytrack: um cenário sem centralização

Sem uma plataforma que centralizasse as informações e automatizasse os processos, a gestão de viagens era fragmentada e pouco estruturada.

As solicitações aconteciam de maneira descentralizada e muitas vezes sem uma visão consolidada da operação. Além disso, processos importantes, como aprovações e validações orçamentárias, dependiam de controles manuais. Esse modelo dificultava a visibilidade dos gastos e tornava a gestão mais suscetível a falhas.

Estamos falando de uma empresa operacional, então não é simplesmente um deslocamento. Existe toda uma questão orçamentária por trás, e antes da Paytrack esse controle simplesmente não existia.

Com a implantação da Paytrack, a BBM passou a centralizar todo o processo de viagens em uma única plataforma. Solicitações, aprovações e acompanhamento das viagens passaram a acontecer dentro de um fluxo organizado e automatizado.

A mudança trouxe mais transparência para a operação e facilitou o acompanhamento das movimentações da empresa. Lideranças passaram a ter visibilidade sobre deslocamentos e agendas, enquanto a área responsável ganhou mais controle sobre o processo.

Outro avanço importante foi o fortalecimento do compliance. Com auditorias automáticas e validações dentro do sistema, a empresa passou a identificar inconsistências e garantir maior aderência às políticas de viagem.

Resultados: redução de custos e mais eficiência

A nova estrutura trouxe impactos rápidos para a gestão de viagens da BBM. Com mais controle e processos automatizados, a empresa conseguiu reduzir custos e tornar a operação mais eficiente. Como destaca Maicon Ribeiro:

A partir do momento que implantamos a Paytrack, conseguimos reduzir aproximadamente 50% dos custos com viagens.

Além da economia, a centralização trouxe mais agilidade para o dia a dia. Aprovações que antes dependiam de trocas de e-mails e controles paralelos passaram a acontecer diretamente na plataforma, tornando o fluxo mais rápido e organizado.

Com a Paytrack, a BBM transformou um processo antes descentralizado em uma gestão de viagens mais estruturada, transparente e alinhada às necessidades da operação.

Para uma empresa com operações distribuídas e equipes em constante deslocamento, contar com tecnologia para organizar e controlar as viagens corporativas se tornou um diferencial importante para manter eficiência, governança e previsibilidade financeira.